Jesteśmy w błędzie…
Czy masz tak, że praca zajmuje Ci 80% czasu? Gdy budzisz się rano i już nie wiesz, czy jest to poniedziałek, środa, a może niedziela? Posiłki zjadasz w locie, relacje wśród przyjaciół i rodziny dawno wygasły, a największą rozrywką jest posłuchanie muzyki podczas porannej kąpieli?
Jeśli, którykolwiek z tych przykładów odzwierciedla Twoje życie to bardzo dobrze, że czytasz ten wpis. Chcę porozmawiać z Tobą na temat mojej przeszłości, która jest zapewne bardzo podobna do tego, co Ty teraz przeżywasz. Pokażę Ci, jak ja sobie poradziłem z tym stanem i doszedłem do momentu, że faktycznie jestem szczęśliwy, spełniony oraz spokojny o jutro.
Na początku opowiem Ci kilka słów o mnie z przeszłości. Na pozór byłem człowiekiem bardzo szczęśliwym, zawsze uśmiechniętym i pełnym energii. Starałem się dawać ludziom sporo pozytywnych emocji oraz pokazywać, że nie ma rzeczy niemożliwych. Ludzie widzieli we mnie osobę, która się nigdy nie poddaje, sporo rozwija i ogarnia tematów. Z drugiej strony dostrzegali we mnie pracoholika. Doba, która trwa 24 godziny u mnie była w 80% wypełniona pracą. Przyszedł moment, że przestałem odróżniać dni tygodnia od weekendu i na odwrót. Zawsze wszędzie się spieszyłem i mało czasu miałem na proste pogawędki. Praca oraz rozwój stały się dla mnie priorytetem, przez co z tygodnia na tydzień poświęcałem mniej czasu na budowanie najważniejszych rzeczy w życiu człowieka, czyli relacji z rodziną i przyjaciółmi. Zawsze powtarzałem, że to tylko chwilowe, że wszystko się ułoży, że już jestem na mecie. Z miesiąca na miesiąc tempo cały czas przyspieszało, a ja, zamiast cieszyć się życiem, czułem jak wchodzę w coraz głębszy dół. Z zewnątrz nie dawałem po sobie poznać moich emocji. Tłamsiłem coraz większy ogień frustracji i niepokoju. Pieniądze nie były w stanie wyciągnąć mnie, ze stanów depresyjnych. Biznes się rozwijał, moje umiejętności też, ale czy wszystko było tak jak powinno? Teraz wiem, że nie. W tym czasie dostałem sporo różnych lekcji, którymi podzielę się innym razem.
Dzisiaj skupimy się na tym, w jaki sposób Ty możesz poradzić sobie z tym okresem w swoim życiu. Możesz zacząć szukać w internecie cudowne sposoby na lepszą organizację pracy, ale czy tylko to na pewno pomoże? Po części tak. Jednak to jest kolejne zadanie, które dorzucisz do swojego grafiku. Ja polecam Ci oprócz lepszego ułożenia sobie czasu pracy, o czym też porozmawiamy, usiąść i zastanowić
się nad kilkoma kwestiami. Moim zdaniem ważniejszym od kalendarza i całego planu jest Twój mental. Poukładanie sobie tego, co tak naprawdę chcesz osiągnąć w swoim życiu, dla kogo chcesz to zrobić i czy warto to robić. Następnie przychodzi czas na układanie sobie priorytetów zadań i czasu pracy..
Powiem Ci na moim przykładzie. Po czasie zauważyłem, że praca i wszystkie dodatkowe zadania, które sobie wrzucałem to była ucieczka. Ucieczka przed moimi wewnętrznymi obawami oraz niską samooceną. Tak! To właśnie główny powód, dlaczego ludzie tak wiele pracują. Ja wiem, że świat często to tłumaczy ambicjami, chęcią rozwoju osobistego czy biznesowego. Ale jakby tak głębiej wejść w temat to czy na pewno tak jest?
Chcę, abyś odpowiedział sobie szczerze na pewne pytania.
Co chcę w życiu tak naprawdę robić?
Dlaczego to właśnie chcę robić?
Czy na pewno chcę to robić?
Kolejne pytania:
Dla kogo robię te wszystkie rzeczy?
Po co je robię?
Jaki efekt dają te działania?
Jeszcze parę pytań. Przepracujmy to porządnie.
Co ja właściwie robię na co dzień?
Jak to wszystko wpływa na mnie?
Jak to wszystko wpływa na moich najbliższych oraz moją relację z nimi?
Podstawowa kwestia to dojść do tego, co Ty robisz na co dzień, co chcesz udowodnić czy kogo chcesz uszczęśliwić, tym co robisz oraz co chcesz robić tak naprawdę. Jak już będziesz znać odpowiedzi na te pytania, ale nie takie szybkie z grubsza odpowiedzi.
Usiądź nad tymi pytaniami porządnie, poświęć tyle czasu, ile będzie trzeba, aby uzyskać konkretne odpowiedzi. Pogłębiaj każde pytanie minimum 3 razy.
Dlaczego? Dlaczego? Dlaczego? Wejdź w sam korzeń motywacji, poznaj każdy szczegół.
Ok! Mamy podstawę, na której będziemy bazować. Gdy znasz już odpowiedź na każde pytanie i wiesz, co jest prawdziwą motywacją dla Ciebie. Teraz nadchodzi kolej na priorytetowanie zadań. W tym ćwiczeniu pomoże Ci poniższa tabela, którą oczywiście możesz zwiększać i modyfikować pod siebie. W tabeli tej masz miejsce na działania, % czasu, jaki nam średnio zajmują w ciągu dnia oraz % dochodu, jaki nam przynoszą. Ale zanim przejdziemy do zadania, chcę Ci powiedzieć dwie rzeczy.
Pierwsza to jedna z wielu historii z mojej pracy, gdy byłem Managerem w Call Center. Dla mnie zawsze moi podopieczni byli najważniejsi. Starałem się ich zawsze dobrze poznać, współpracować, wspierać, rozwijać itd. W przyszłości opowiem Wam na blogu, jak moim zdaniem powinien wyglądać czas pracy Team Managera. Jednakże nigdy nie mogłem sobie pozwolić na to, aby przedłożyć dobro jednostki ponad dobro całego zespołu. Bywało czasem tak, że niestety musiałem zakończyć współpracę z jednym z lepszych pracowników, jeśli chodzi o wyniki sprzedażowe. Być może, pojawia Ci się w głowie głośno krzycząca myśl zdziwienia “DLACZEGO?!”. Już tłumaczę. Pomimo tego, że niektóre jednostki są wybitne pod względem wyniku, mogą negatywnie wpływać na resztę. Psują atmosferę, potrafią poniżać innych, nie trzymają się pewnych reguł, na co ja, jako Team Manager nie mogłem sobie pozwolić. W takich sytuacjach ze względu na dobro zespołu dziękowałem za współpracę danej osobie. Jaki przynosiło to efekt? Fakt, traciłem człowieka, który wnosił bardzo dobry wynik, przez co na początku ten wynik był mniejszy. Lecz po niedługiej chwili nagle inni pracownicy, którzy zostali “odblokowani” dzięki nieobecności kolegi z zespołu zaczynali nadrabiać, a nawet przewyższać wyniki niepracującego już kolegi. Dodatkowo atmosfera bardzo się poprawiała i ludzie chętniej oraz więcej pracowali.
Druga historia, a raczej zasada, o której chcę Ci opowiedzieć to Zasada Pareto. Zasada Pareto mówi o tym, że 20% Twoich nakładów i wysiłku odpowiada za 80% osiąganych efektów. Jej istotą jest znalezienie tych 20% najważniejszych rzeczy, które decydują o sukcesie lub porażce. Celem jej stosowania jest osiągnięcie jak największego efektu jak najmniejszym nakładem zasobów (czasu, energii, pieniędzy itp.). Pomaga skupić się na tym, co ma prawdziwe znaczenie i tworzy największą różnicę, a odrzucić to, co nieistotne. Pierwszy raz uwagę na tę zależność zwrócił włoski ekonomista Vilfredo Pareto. Zajmował się on nierówną dystrybucją dóbr i bogactwa. Zauważył, że 80% bogactwa kraju znajduje się w rękach zaledwie 20% społeczeństwa. Potwierdził tę zasadę, badając również sytuację innych państw. Zasadę 80/20 sformułował jednak kilkadziesiąt lat później amerykański teoretyk zarządzania Joseph Juran. Zauważył on, że 80% wszystkich problemów generowanych jest przez 20% przyczyn. Stwierdził też, że ta zasada odnosi się do wielu różnych obszarów.
Życie – przykłady
-
20% ubrań i butów nosimy przez 80% czasu
-
Korzystamy z 20% funkcji i aplikacji na smartfonie przez 80% czasu
-
20% chwil z naszego życia tworzy 80% najważniejszych wspomnień
-
20% słownictwa w danym języku wystarczy, by zrozumieć 80% popularnych tekstów
-
W 20% największych miast mieszka 80% ludności Polsk
Praca/Biznes – przykłady
-
80% sprzedaży jest generowane przez 20% sprzedawców
-
20% czasu zebrań/spotkań odpowiada za 80% działań
-
20% pracowników stanowi 80% wszystkich nieobecności
-
80% zysków wnosi do firmy 20% klientów
-
20% kompetencji na Twoim stanowisku, wykorzystujesz przez 80% czasu
Poprzez moją historię oraz Zasadę Pareto chcę Ci wskazać kierunek działania w zadaniu z tabelą. To, co będziesz musiał teraz zrobić to uzupełnić tabelę we wszystkie czynności, jakie robisz danego dnia, zaznaczyć ile % czasu Ci zajmują oraz jak procentowo przekładają się na finanse czy realizację Twoich celów.
Jeżeli doszedłeś do tego momentu, to nie ma odwrotu. Teraz kolej na jedno z bardziej bolących zadań, czyli zrezygnowanie z najmniej opłacalnych/korzystnych czy najbardziej niszczących Twoje życie zadań. Abyś mógł odzyskać swój czas, swoje życie, relację z bliskimi i nareszcie skupić się w pełni na tym, co powinieneś, musisz wybrać oraz podjąć decyzję o usunięciu pewnych zadań czy czynności ze swojego grafiku. Ja wiem, że to nie jest łatwe w szczególności, że masz już wyrobione pewne nawyki. Lecz sam wiesz, że jest to konieczne.
Bardzo dobrze! Cieszę się, że idziesz w tym kierunku. Przed nami jeszcze dwa ważne aspekty. Oddelegowywanie zadań oraz planowanie czasu pracy, o którym wspominałem na początku. Najpierw jednak oddelegowywanie zadań. Każdy człowiek jest inny, tak jak każdy przypadek jest inny. Masz już zrobioną listę swoich zadań na każdy dzień, które musisz robić. Ponów sobie jeszcze raz tabelę, którą przed chwilą wypełniałeś jednak teraz bez tych punktów, które odrzuciłeś. Oznacz każde zadanie numerem, od 1 do maksymalnego numeru w kolejności od najważniejszego do najmniej ważnego. Ustal sobie, że numer 1 to najważniejsze zadanie, które musisz wykonywać. Jak już zrobisz to ćwiczenie, przepisz jeszcze raz tylko teraz chronologicznie od 1, czyli najważniejszego zadania w kolejności do najmniej ważnego. W tym momencie już w pełni wiesz, na których czynnościach musisz się skupiać, a na których mniej lub np. możesz oddelegowywać pewne rzeczy innym ludziom, np. pracownikom lub współpracownikom. O oddelegowywaniu napiszę oddzielny artykuł na bloga
Super! Zbliżamy się ku końcowi. Teraz przyszedł czas na planowanie swojego czasu pracy. W tej chwili zbyt wiele na ten temat nie napiszę, ponieważ również znajdzie się inny wpis na blogu w tej sprawie. Dodam od siebie, że tak przygotowany o wiele lepiej będziesz mógł planować swój czas, pracę, rozwój, spotkania z bliskimi, czyli życie. Pamiętaj przy planowaniu czasu pracy, aby korzystać z Zasady Pareto.
Na tę chwilę dziękuję Ci, że dotarłeś ze mną do końca tego artykułu. Mam nadzieję, że odpowiedziałem Ci na kilka pytań i pomogłem w kwestiach, które Cię nurtowały. Jeśli masz do mnie jakieś pytania, to śmiało pisz, nie krępuj się. Jestem tutaj po to, aby Ci pomóc. W kolejnych artykułach będę opisywać parę kwestii, o których dziś pobieżnie wspomniałem, dlatego koniecznie śledź mnie i moje poczynania.
Do zobaczenia!
